Absolut virenfreie Kommunikation und Geschäftstätigkeiten können derzeit nur durch Onlinedienste gewährt werden. „Die Hoffnung ist digital“ ist eines vieler Bon Mots dieser Tage, die Unternehmen ermutigen sollen, andere Kommunikations- und Handelswege zu gehen. Hierauf waren viele Unternehmen nicht eingestellt, planen aber jetzt den Einstieg in die digitale Welt. Aber Vorsicht – rechtlich gibt es hier ein paar Stolpersteine zu bewältigen.
GESCHRIEBEN VON
Dr. Karolin Nelles
Dr. Karolin Nelles LL.M. ist Rechtsanwältin und Partnerin der Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH und Leiterin des neuen Standorts in Frankfurt. Seit über 20 Jahren berät sie Unternehmen aus dem Onlinebereich. Schwerpunkte ihrer Beratung bilden das Urheber-, Wettbewerbs- und Datenschutzrecht.
Alles digital? Was Sie bei der Verwendung von Inhalten und Online-Medien rechtlich beachten müssen
Dieser Beitrag befasst sich mit den rechtlichen Anforderungen, die bei dem Einzug in die digitale Welt beachtet werden sollten:
1. Onlineshops
Das eigene Geschäft mit einem Shop online zu bringen, erscheint eine gute Alternative oder zumindest ein Zusatzgeschäft. Neben dem eigenen Webauftritt gibt es im Internet mittlerweile auch gute Onlineplattformen, die anstatt von Amazon, ebay und Co. genutzt werden können, (z.B. buy-local.de; lokal-konsum.de).
Doch wie präsentiere ich meine Waren oder Serviceleistungen? Viele bedienen sich einfach der Suchmaschinen und kopieren entsprechende Bilder. Hier ist allergrößte Vorsicht geboten: Auch wenn diese Fotos frei verfügbar sind, bestehen an diesen zahlreiche Rechte, z.B. Urheber- und Leistungsschutzrechte des Fotographen oder Künstlers sowie Persönlichkeitsrechte der Abgebildeten. Um Abmahnungen und andere Unannehmlichkeiten zu vermeiden, sollten daher keine Fotos ohne ausreichende nachweisliche Lizenzen verwendet werden. Diese können z.B. über Bilderdatenbanken erworben werden.
Bei Produkten mit klarem Markenprofil empfiehlt es sich, den Produzenten um Rat zu bitten, ob es zu seinen Produkten bestimmte Vorgaben hinsichtlich der Onlinedarstellung gibt oder ob dieser gegebenenfalls auch Standardfotos zur Verfügung stellen kann. Viele Produzenten mögen es nicht, wenn Neuwaren mit privat erstellten und dadurch ggf. unprofessionell wirkenden Fotos beworben werden.
In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, dass das Produkt im Fernabsatz mit bestimmten Pflichtinformationen beworben werden muss und dass in jedem Fall der Gesamtpreis der Ware inklusive Mehrwertsteuer anzugeben ist.
2. Unternehmenspräsenz
Auch bei der Unternehmenswebseite sollten vorhandene Prospekte und Fotos nicht ohne rechtliche Prüfung digitalisiert und online gestellt werden. Soweit Verträge über diese vorhanden sind, muss geprüft werden, welche Rechtseinräumung durch den Ersteller gewährt wurde. Insbesondere muss das Recht auf Zugänglichmachung zum Abruf eingeräumt werden. Im Urheberrecht gilt der Grundsatz, dass Rechte, die nicht explizit benannt sind, im Zweifel auch nicht eingeräumt wurden. Zudem hat der Ersteller der Bilder oder Texte einen Anspruch darauf, als Urheber genannt zu werden.
Auch mancher Mitarbeiter ist nicht erfreut darüber, sich plötzlich mit einem Foto im Internet wiederzufinden. Den Mitarbeitern stehen Persönlichkeitsrechte zu, soweit sie erkennbar abgebildet sind. Zudem müssen sie nach Datenschutzrecht ausdrücklich in die Verwendung von Fotos auch für digitale Zwecke einwilligen. Eine solche Einwilligung muss immer freiwillig erfolgen, d. h. es muss für den Mitarbeiter auch die Möglichkeit bestehen, eine solche Verwendung ohne Nachteile für ihn abzulehnen.
3. Nutzung von Social Media
Zu beachten ist auch, dass eine Erlaubnis zur Verwendung von Inhalten im Internet nicht unbedingt auch eine Verwendung innerhalb der sozialen Medien beinhaltet. Manche Mitarbeiter sind ob der Tatsache, dass die meisten Betreiber sozialer Medien eine Muttergesellschaft mit Sitz in den USA als Land mit einem nicht ausreichenden Datenschutzniveau haben gegenüber diesen Angeboten kritisch eingestellt. Insoweit sollte auch eine Verwendung in den sozialen Medien mit den Mitarbeitern abgesprochen werden und eine entsprechende ausdrücklich hierauf bezogene Einwilligung eingeholt werden.
4. Online-Beratung von Kunden
Viele Unternehmen sind auch dazu übergegangen, eine Onlineberatung von Kunden, z.B. über die Dienste WhatsApp oder FaceTime, anzubieten. Grundsätzlich ist hiergegen nichts einzuwenden, soweit keine Aufzeichnungen erfolgen und der Kunde den Kontakt selbst über eine angegebene Nummer aufnimmt. Denken Sie jedoch in jedem Fall daran, Ihre Datenschutzerklärung entsprechend auf diese Fälle anzupassen.
5. Geschäftliche Online-Besprechungen
Bei geschäftlichen Besprechungen wird durch die Teilnahme eingewilligt. Es sollte jedem Teilnehmer selbst überlassen bleiben, ob er seine Videokamera aktivschaltet oder nicht. Ferner sollten Anbieter ausgewählt werden, die in Bezug auf ihren Service den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung genügen. Kostenlose Dienste sind in der Regel mit einer erheblichen Rechtseinräumung an erzeugten Daten verbunden. Insoweit könnte es sich lohnen, einen kostenpflichtigen Dienst auszuwählen.
6. Digitale Veranstaltungen und Vorführungen
Sogenannte Webinare fluten derzeit den Veranstaltungsmarkt. Es ist davon auszugehen, dass nicht nur Fortbildungen und Seminare, sondern in Kürze auch Konzerte und Theaterstücke online angeboten werden. Bei der Umsetzung sollten unbedingt die Verträge mit den Rednern, Schauspielern und sonstigen Kreativen geprüft werden. Auch hier müssen die entsprechenden urheberrechtlichen Nutzungsrechte auf Zurverfügungstellung der Inhalte in den Online-Medien eingeräumt werden. Zudem muss gegebenenfalls ein Vergütungsmodell erarbeitet werden, nach welchen Variablen, wie z.B. Streams oder Klicks, der Akteur vergütet wird.
All die virtuellen Angebote werden die persönlichen Zusammenkünfte nicht ersetzen können. Es lohnt sich jedoch, sich auf die digitale Welt einzulassen und seine Chancen zu nutzen.